Od kilku lat, za sprawą skomputeryzowania środowiska biurowego, kwestia ta przybrała nieco bardziej prostego wymiaru; wszystko za sprawą użycia odpowiedniego oprogramowania.
Jak powinno wyglądać odpowiednie oprogramowanie?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jeśli ma się na myśli kadry i płace, każda firma czy organizacja, charakteryzuje się swoimi indywidualnymi cechami, które trudno jest konkretnie sklasyfikować. W doborze programu należy je zawsze uwzględnić, ale warto wziąć też pod uwagę kilka ogólnych zasad, które mogą ułatwić dokonanie wyboru. Przede wszystkim, system powinien być zintegrowany i swoim istnieniem musi ułatwiać pracę osób odpowiedzialnych za obliczanie pensji. Kartoteka pracowników powinna być czytelna i przejrzysta. Na potrzeby obliczeń płacowych przechowywane powinny być informacje na temat kosztów uzyskania, danych urlopowych czy też opodatkowania. Program powinien umożliwiać także stworzenie struktury organizacyjnej firmy (np. struktura płacowa, kadrowa, pracownicy). Ważna jest także płynna obsługa umów o pracę i innych umów cywilnoprawnych.
Dodatkowe udogodnienia
Ostatnimi czasy ogromne fale popularności spływają na programy, które mogą być powiązane z oddzielnymi modułami, co ma zapewnić jeszcze bardziej płynną pracę. Tego rodzaju aplikacje mogą współpracować z bankowymi systemami rozliczeniowymi typu Home Banking, mogą również generować samodzielnie dokumenty potrzebne takim urzędom jak ZUS czy Urząd Skarbowy (w pełni współpracując z systemem Płatnik). Aplikacje te posiadają jeszcze zaletę braku potrzeby wprowadzania kilkukrotnie danych (np. lista z modułu Płace jest od razu widoczna dla modułu Księgowość). Programy mogą współpracować także z elektronicznym systemem rejestracji czasu pracy, z którego dane są natychmiastowo pobierane i przetwarzane. Niektóre z nich zawierają moduły, które są wyposażone w systemy zarządzania załącznikami, co daje możliwość dołączenia dokumentów w formie elektronicznej.
Przez kilka lat dziedzina pisania programów dla przedsiębiorstw ewoluowała na tyle, że prace związane z kadrami i placami należą do coraz łatwiejszych. Coraz większa liczba udogodnień i innowacji sprawia, że bardzo duża liczba obowiązków zostaje przekazana komputerom tak, by pracownicy mogli się skupić na innych aspektach swoich obowiązków.
